Когда работнику нужно заводить личную карточку?

Личные карточки раньше оформлялись на каждого работника. В них заносилась систематизированная информация о сотруднике. Сейчас ведение таких карточек осталось обязательным только в некоторых случаях. Мы подготовили статью, в которой перечислили случаи, когда наниматель не обязан заполнять карточки на сотрудников и когда их ведение обязательно.

Когда заполнять личную карточку обязательно

Личную каточку обязательно нужно заводить, если у вас трудится военнообязанный или призывник.

Военнообязанными считаются те, кто состоит в запасе Вооруженных Сил Республики Беларусь либо других воинских структур.

Призывником называется мужчина, который закреплен к какому-либо призывному участку.

Не зависимо от того, призывник у вас трудится или военнообязанный, личные карточки заполняются на них по одному образцу.

Требования к заполнению личных карточек на работника

1. Формат карточки по закону установлен 203 x 180 мм.
2. Карточка состоит из четырех разделов: общая информация о сотруднике, информация о нахождении на воинском учете, назначения и перемещения сотрудника, отпуска.
3. Все графы в карточке должны быть разборчиво и полностью заполнены.
4. Информация для заполнения берется из паспорта, документов об образовании, трудовой книги, военного билета или удостоверения призывника.
5. Когда карточка заполнена, ее должен подписать сотрудник, который несет ответственность за воинский учет. Он же ставит дату заполнения карточки.

Внесение изменений в карточку

По мере необходимости наниматель должен вносить изменения в карточку. Например, когда у работника меняется семейное положение, адрес, или, когда он заканчивает образование.

Как именно вносить изменения, закон не регламентирует. Как правило, если старые сведения потеряли актуальность, то их зачеркивают или берут в скобки, а новые данные пишут сверху. Если нужно просто внести дополнения в сведения, например, о получении образования, появлении детей – то более ранняя информация остается без изменений.

Изменения обычно вносятся работником кадровой службы. Он обязательно должен проставить дату внесения изменений и подписаться. Там же должна содержаться ссылка на документ, который подтверждает изменения. Например, диплом о получении высшего образования, свидетельство о браке, разводе, рождении.

Заполнять карточку вы можете вручную или распечатать ее с уже заполненными на компьютере сведениями.

Заполненные личные карточки хранятся в картотеке, состоящий из разделов:

• Личные карточки на офицеров запаса;
• Личные карточки на прапорщиков, сержантов и солдат запаса.

Если у вас работают военнообязанные женщины, то их личные карточки идут после остальных в соответствующем разделе по алфавиту.

Место хранения личных карточек должно быть опечатано. Доступ к нему может быть у начальника компании либо у сотрудника, который отвечает за учет военнообязанных и призывников.

Важно! Если вы не ведете учет инструктажей работников, а также стажировок по охране труда в журналах, то вы обязаны завести личную карточку по охране труда.

Когда выбор за нанимателем

На всех сотрудников руководители теперь не обязаны заводить личные карточки. Но на деле часто в компаниях ведут личные карточки по форме Т-2. Это удобно для работы кадровой службы. Ведь в карточках структурированно собраны данные о сотрудниках, нужные в кадровом учете.

Если в компании заполняются карточки на каждого работника, то принципы их ведения можно закрепить документально – внутренним распорядительным документом.

Форма ведения личной карточки

Приказ о ведении личных карточек вы вольны формулировать произвольно. В приказе прописывается форма ведения карточек, правила их заполнения и сотрудник, который отвечает за ведение личных карточек.

Совет: чтобы не вести на военнообязанных сразу две карточки (по вашему внутреннему и по государственному образцу), можно прописать в приказе, что для призывников и военнообязанных ведется только карточка по государственному образцу.

Как правило, внутренняя форма личных карточек разрабатывается на основе формы Т-2 – закрепленной государством формы карточек для военнообязанных лиц.

Вы просто меняете название граф на подходящие вам и добавляете необходимые пункты. Например, полные даты рождения детей (для сокращения налогов или для дополнительных выплат). Еще можно в карточку внести сведения об адресе регистрации, адресе фактического проживания, номере мобильного телефона и так далее.

Совет: оставьте графу для дополнительной информации. Сюда можно вносить сведения о получении наград или выговоров, получении водительского удостоверения.

Вести или не вести личные карточки на всех сотрудников, решайте сами. Закон требует от вас лишь заполнения таких карточек на военнообязанных работников.