Книга учета проверок: инструкция по применению

Книга учета проверок – это документ, в котором отмечается учет ревизий и проверок из налоговой и других контролирующих органов. Проверяющий обязан после предъявления удостоверения сделать отметку в Книге. Факт записи в Книге учета проверок в РБ гарантирует предпринимателю или юридическому лицу защиту, если проверяющий будет действовать неправомерно.

Для кого наличие Книги учета проверок и ревизий обязательно

Законодательство Республики Беларусь обязует иметь Книгу:

  1. Индивидуальных предпринимателей;
  2. Юридические лица;
  3. Филиалы, производства, магазины, которые имеют отдельный УНП;
  4. Подразделения всех иностранных компаний;
  5. Ремесленников;
  6. Самозанятых, являющихся плательщиками единого налога.

Если обобщить, то Книга учета проверок обязательно должна быть у лица или на объекте, которым присвоен собственный УНП – уникальный номер налогоплательщика.

На транспортные средства, которые по лицензии перевозят грузы или пассажиров, дополнительные Книги заводить не нужно.

На покупку Книги учета проверок ИП и юридического лица у руководителя есть полгода после регистрации.

Где купить Книгу учета проверок

Реализацией Книг учета проверок в РБ занимаются:

  • РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» - филиалы работают во всех областных центрах, а также в Слуцке, Борисове, Барановичах, Пинске, Полоцке, Лиде, Мозыре и Бобруйске;
  • РУП «Издательство «Белбланкавыд» - в Республике Беларусь работают более ста филиалов организации.

Что нужно, чтобы купить Книгу проверок юридического лица

Купить Книгу учета проверок может либо руководитель организации, либо доверенное лицо.

Если вашу организацию ведет консалтинговая фирма, то оформлением Книги может заниматься ее сотрудник на основании приказа. Компания «Консалт» возьмет на себя работы по ведению вашей бухгалтерии и отчетности.

Оставь заявку на обратный звонок!

Для покупки Книги учета проверок и ревизий, нужно иметь при себе документы:

  • Паспорт;
  • Документ, подтверждающий полномочия руководителя – приказ о назначении на должность, трудовой контракт, удостоверение руководителя или иной документ;
  • Для представителя руководителя – доверенность на получение Книги.

С 1 января 2018 года регистрировать Книгу в налоговых органах самостоятельно не нужно – реализующая организация сама внесет данные о вашей Книге в электронный банк данных.

Заполнение Книги учета проверок в РБ

После приобретения Книги учета проверок, руководителю нужно назначить ответственного за ее ведение. Это может быть любой сотрудник организации с достаточной компетенцией. Назначение закрепляется приказом, постановлением либо решением.

Если руководитель не назначает ответственного за хранение и ведение Книги, то заполняет ее сам.

Правила ведения Книги учета проверок

  • Новая Книга учета проверок должна быть прошита и пронумерована.
  • Номера страниц проставляются сверху.
  • На первой странице указываются информация о субъекте проверок.
  • На последней странице нужно указать, сколько страниц содержит книга.
  • Прошивку и нумерацию нужно заверить подписью и печатью организации.

Образец заполнения Книги учета проверок

Первая страница

Отметка о проверке

Последняя страница

Указывается:

  • Дата приобретения Книги;
  • Наименование субъекта проверок;
  • Место нахождения субъекта проверок; дата и номер государственной регистрации;
  • Отдел МНС, к которому относится субъект;
  • Для филиала – наименование главной организации.

Делается проверяющим. Запись содержит:

  • Наименование контролирующего органа;
  • Тип проверки;
  • Номер и дату предписания;
  • ФИО и должность проверяющего.

Нужно указать, сколько страниц содержит книга, и поставить подпись с расшифровкой. Если компания использует печать, то нужно заверить нумерацию печатью.

 

Работник надзорного органа делает запись в Книгу до проверки. Исключение: это проведение контрольной закупки или заказа услуг. В этом случае запись о факте проверки и ее результатах делает постфактум.

Если меняется наименование субъекта проверок, например, Частное Унитарное предприятие реорганизуется в Общество, то руководитель обязан уведомить об этом налоговую. Для этого вы на фирменном бланке оформляете о смене наименования в двух экземплярах и везете в налоговый орган. Там ваши заявления зарегистрируют. Один экземпляр остается вам, а другой забирает работник налоговой.

Срок хранения Книги учета проверок

Книга учета проверок ведется, пока в ней не закончатся чистые страницы. Каждая проверка контролирующими органами нумеруется.

Заполненная Книга учета проверок в архив организации, как правило, не отправляется, а хранится у ответственного за ее ведение лица в течение пяти лет. По истечению 5 лет книга утилизируется согласно акту уничтожения. Утилизировать Книгу можно только в том случае, если на 1 января текущего года вышел пятилетний срок хранения.

В некоторых случаях по решению руководства Книга учета проверок может отправляться на постоянное хранение в архив организации.

При ликвидации ИП или юридического лица Книга учета проверок передается в соответствующий архив на временное хранение. После истечения пятилетнего срока хранения она так же утилизируется.

Ответственность за отсутствие Книги учета проверок

Если вы забыли завести Книгу учета проверок – не страшно. Ответственность за это не предусмотрена.

Но если к вам приходят контролирующие органы с проверкой, а Книги учета проверок и ревизий нет – по закону РБ вы препятствуете государственному лицу, назначенному для проведения проверки. В этом случае по ст. 23.2 КоАП РБ вам вменяют административное нарушение, за которое может налагаться штраф от 10 до 50 базовых величин.

При утере Книги учета проверок, вам нужно составить акт для налоговых служб, а потом купить новую Книгу.

Если место расположения Книги меняется, то вам необходимо сообщить об этом в налоговую в десятидневный срок – в противном случае вам вынесут предупреждение или взыщут штраф от двух до пятидесяти базовых величин.

До 2018 года предприниматели и руководители компаний сами регистрировали Книги учета проверок. Сейчас электронную регистрацию Книг осуществляют реализующие их организации. Если вы обнаружили, что ваша книга не зарегистрирована, то просто обратитесь в соответствующее подразделение МНС.

Книга учета проверок – это обязательный, но далеко не единственный документ, который должен быть в месте оказания услуг или на производстве. О других Книгах мы расскажем в наших следующих материалах.

Мы надеемся, что наша статья ответила на ваши вопросы о Книге учета проверок в Республике Беларусь. Если мы не упомянули вашу конкретную ситуацию, обращайтесь за консультацией к нашим специалистам. ОДО «Консалт» оказывает услуги по ведению бизнеса, в том числе по оформлению ваших Книг учета проверок.

Обновление - Октябрь 2019

Воспользуйтесь услугами ОДО "Консалт"

 

Возможно, вам будет интересно