Делопроизводство в Республике Беларусь

Виды делопроизводства:

• кадровое делопроизводство;
• финансовый документооборот;
• делопроизводство материальной части.

Как связаны понятия «делопроизводство» и «документооборот»?

Как определяется объем документооборота?

Любая организация отвечает за документы от их создания или получения до помещения в архив или отправки контрагенту. Под объемом документооборота понимают совокупность документов, поступающих в компанию и создаваемых в рамках ее деятельности. Отчет о документообороте периодически создается в каждой организации. Частота формирования отчета зависит от внутренних правил компании.

При подсчете учитывается:

• исходящая документация;
• входящая документация (с учетом запросов и обращений граждан/клиентов);
• копии бумаг (тираж следует пометить отдельно).

Делопроизводство в Беларуси 2020

Нормативно-правовой базой делопроизводства и документальной фиксации управленческих процессов входит: Конституция Республики Беларусь, законодательные и иные акты (Указы Президента РБ и Правительства РБ).

В компании также разрабатываются свои правила, которые регламентируют создание, оформление, ведение, хранение документов.

Конкретные алгоритмы ведения и рекомендации по делопроизводству описаны в следующих документах:

• «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009; 
• СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.
В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

• Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
• Справочные картотеки;
• Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

• дате поступления и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• кому адресован документ;
• расписке в получении;
• отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

• дате отправки и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление - Апрель 2020