Разработка должностных инструкций: понятие и правила составления

Должностная инструкция учреждения (ДИ) является официальным документом. Цель должностной инструкции – очертить круг обязанностей и ответственность работника, занимающегося оправленную должность.

Для кого разрабатываются должностные инструкции:

• Для руководящих должностей – директоров филиала, начальников подразделений, заместителей;
• Для специалистов различных сфер, чья квалификация подтверждается наличием профильного образования;
• Для прочих классов работников, которые выполняют в организации координирующие или какие-либо регулярные работы, например, для секретарей, охранников, инкассаторов.

Зачем нужна должностная инструкция

Иногда должностную инструкцию по нормированию труда называют формальной. Но такой в корне не верен. Даже если к вам пришел сотрудник с опытом, стандарты работы у предыдущего работодателя могли значительно отличаться от ваших. Для молодых специалистов содержание должностной инструкции становится своеобразным пособием, которое помогает вникнуть в новую работу на практике. Плюс ко всему, руководителю без общего стандарта сложно контролировать работу подчиненных даже в небольшой фирме, а на крупных предприятиях – тем более.

Независимо от размера компании, без грамотной должностной инструкции специалиста любая спорная ситуация может перерасти в конфликт. Потому что этот документ описывает обязанности специалистов и регламентирует выполнение регулярных работ в организации.

Например, в рекламном агентстве есть специалист, который ведет аккаунты в социальных сетях заказчиков. Здесь же работает маркетолог, который занимается продвижением самого агентства. Обязан ли SMM-специалист заниматься Инстаграмом агентства или это исключительно ответственность маркетолога? Должностная инструкция как раз помогает разделить их обязанности и наладить эффективную работу в команде.

Главная цель любой рабочей инструкции – наладить трудовой процесс в фирме. Грамотно составленная ДИ помогает не только контролировать работников, но и поощрять их за высокие результаты.

Важно! Не хитрите и включайте в должностную инструкцию все обязанности, которые есть у работника в должности. Если вы решите поручить сотруднику дополнительную работу, как минимум у него возникнет недоумение, а в худшем случае новый специалист уйдет от вас.

Содержание должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей. Оформление ДИ регламентировано Госстандартом РБ 6.38-2004. Но стоит оговориться, что в вышеназванных документах описаны только общие принципы составления должностных инструкций, так как ДИ – это документ, который создается исключительно для внутреннего использования.   

Образец должностной инструкции

Для рабочих специальностей разрабатывают не должностные инструкции, а рабочие. Чтобы наглядно показать разработку должностной инструкции, мы приведем вам несколько примеров.

Должностная инструкция секретаря

Раздел с общей информацией содержит данные о:

• Положении секретаря в фирме и его непосредственном начальнике;
• Документах, которые регламентируют трудовую деятельность секретаря,
• Необходимых компетенциях секретаря;
• Работнике, который замещает секретаря.

Далее нужно описать основные функции секретаря: обеспечение работы руководителя.

Обязанности секретаря нужно описать четко и в полном объеме. В различных организациях секретарь может выполнять разные виды работ, но в основном включают ведение графика, необходимой документации, электронной переписки, отправку и получение корреспонденции, присутствует на совещаниях, следит за наличием канцелярских принадлежностей, бумаги, чая, кофе, встречает и провожает посетителей. Иногда секретарь сопровождает руководителя в командировках, отвечает за делопроизводство, ведет картотеку.

Права секретаря следуют из обязанностей. Так как секретарь является посредником между директором, руководителями подразделений, другими работниками, то он имеет право запрашивать у подразделений документы, необходимые для организации работы директора. Также секретарь может вносить предложения об изменениях для оптимизации работы руководителя и работы компании.

Секретарь несет ответственность за ненадлежащее исполнение рабочих обязанностей, за нарушение законодательства в процессе рабочей деятельности, за причиненный компании материальный ущерб.

Должностная инструкция уборщика помещений

Раздел с общей информацией содержит данные о:

1. Положении уборщика в фирме и его непосредственном начальнике;
2. Документах, которые регламентируют трудовую деятельность уборщика,
3. Необходимых знаниях и навыках уборщика.

Далее нужно описать основные функции уборщика: поддержание чистоты помещения и оборудования. 

Обязанности уборщика помещений могут варьироваться в зависимости от места работы. Например, в них может входить сухая и влажная уборка помещения, содержание в чистоте оборудования, вывоз мусора, дезинфекция оборудования, контроль за наличием средств для уборки.

Уборщик обязан выполнять свою работу в соответствии с ДИ и требованиями безопасности, использовать спецодежду и средства химической защиты, сообщать руководителю о неисправностях оборудования, проходить инструктаж по технике безопасности.

Уборщик имеет право на обеспечение оборудованием и средствами, необходимыми для работы, на доступ в помещения, за санитарное состояние которых он отвечает.

За ненадлежащее выполнение работы уборщик может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. За порчу имущества организации уборщик привлекается к материальной ответственности.

Резюме

Должностная инструкция по нормированию труда – это внутренний документ, который помогает организовать слаженную работу различных подразделений в компании. Главное, чтобы в ДИ были четко указаны функции, обязанности и ответственность сотрудника. Вы можете назначить разработчиком должностных инструкции работника вашей компании или сэкономить ресурсы фирмы и поручить работу по составлению рабочих инструкций специалистам компании Консалт.