Кадровые документы в РБ: основные вопросы делопроизводства

Отношения наниматель-работник регулируются кадровыми документами. В небольших компаниях функцию делопроизводителя и специалиста по кадрам часто берет на себя либо руководитель, либо бухгалтер.

Ведение кадрового делопроизводства можно разделить на несколько направлений:

• оформление сотрудника на работу;
• внесение изменений в трудовые отношения;
• увольнение сотрудника;
• выплата заработной платы;
• оформление отпуска;
• организация командировок;
• премирование и взыскание;
• ведение трудовой книжки;
• оформление личного дела;
• выход сотрудника на пенсию.  

Как видите, для грамотного ведения кадров нужно хорошо ориентироваться во многих сферах работы компании. Плюс к этому, кадровые вопросы регулируются законом, за нарушение которого на компанию может налагаться штраф.

Специалисты компании «Консалт», готовы взять на себя всю работу по ведению кадров и делопроизводству.

Какими законодательными актами регулируется ведение кадровых документов в РБ

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и других организациях, утвержденная 19 января 2009 года – содержит требования к документальному оформлению хозяйственных операций и кадров в организации.
2. Инструкция о порядке оформления и хранения личных дел сотрудников, утвержденная 26 марта 2004 года.
3. Инструкция, которая регламентирует ведение трудовых книжек сотрудников, утвержденная 16 июня 2014 года.
4. Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный 26 октября 2016.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

Почему кадровые документы обязательно оформлять по определенным требованиям?

• Чтобы фирмы могли отчитываться перед государственными службами по определенному стандарту.
• Для организации работы с кадровыми документами в компаниях по одному алгоритму.
• Чтобы проще было разбирать спорные ситуации между нанимателем и работником в суде.

Зачем нужно вести кадровые документы?

• Чтобы отчитаться перед государственными органами.
• Чтобы наладить алгоритм кадрового учета в вашей компании.
• Чтобы четко очертить круг обязанностей работников и в случае спорных моментов защищать свои интересы в суде.

Какие основные кадровые документы существуют в Республике Беларусь

Оформление кадровых документов в организации требует определенных ресурсов и времени. Но так как обязанность нанимателя вести и хранить документы кадрового производства прописана в законодательных актах, каждая фирма в РБ должна вести кадровую работу с документами.

Оформление приема на работу сотрудников

Трудовые контракты и договоры

Трудовой контракт – это первый документ, который подписывает наниматель и работник. Составляется два экземпляра договора: один хранится в отделе кадров, а другой – у сотрудника.

Типы договоров, закрепляющих трудовые отношения:

• Договор, который заключается на неопределенный срок;
• Договор, который заключается на срок от одного года до пяти лет;
• Договор о выполнении определенного объема работ (договор подряда);
• Договор, который заключается при временном замещении сотрудника с сохранением им рабочего места;
• Договор на выполнение сезонной работы.

Если после заключения договора меняются условия труда, то это обязательно оформляется документально – чаще всего приложением.

Важно! Иногда работодатели вместо трудового контракта заключают договор подряда, чтобы сэкономить на отчислениях в ФСЗН. Но учтите, что если проверка выявит нарушения, то на руководителя организации может быть наложен штраф.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу издается на основании трудового договора или контракта.

Личное дело сотрудника

Представляет собой папку со всеми данными о сотруднике: копия диплома об образовании, характеристики, трудовой договор, трудовая книжка.

Трудовая книжка

В трудовую книжку работодатель заносит информацию о трудовом стаже работника. Если при приеме на работу у сотрудника нет трудовой книжки, то наниматель обязан ее завести.

Договор о материальной ответственности сотрудника

Если в процессе работы вы доверяете сотруднику ценное имущество, мы советуем задокументировать этот. Так в случае причинения ущерба, работник будет обязан его возместить.

Перечень общих кадровых документов

Внутренние правила трудового распорядка

Этот кадровый документ содержит сведения о порядке приема сотрудников на работу и об увольнении, о длительности рабочего дня, графике (посменный, скользящий, фиксированный), перерывах, системе премирования.

Штатное расписание

В штатном расписании перечисляются все штатные единицы. Документ описывает структуру предприятия, все его подразделения с указанием должностей и численностью работников, а также с размерами полагающейся должностям заработной платы.

График отпусков

График отпусков составляет раз в год не позднее пятого января. Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом под подпись.

Положение об оплате труда и выплате премий

Данное положение разрабатывается для каждой фирмы индивидуально. Способ выплаты заработной платы, размер окладной части, надбавки, размер премий и основание для их начисления – все это описывается в положении об оплате труда. Документ закрепляется приказом руководителя.

Табель учета рабочих дней

Записи в табеле ведутся помесячно. Если у сотрудника гибкий график, то можно просто вписывать в табель количество отработанных часов в месяц.

Должностная инструкция

В должностной инструкции перечисляются все обязанности, возложенные на работника. Документ помогает более эффективно контролировать выполнение работы сотрудником и решать спорные вопросы.

Журнал учета личных дел и журнал движения трудовых книжек

Эти документы нужны для контроля движения кадровых документов. Например, когда увольняемый работник получает на руки трудовую книжку, он должен расписаться в специальном журнале.

Образцы некоторых документов кадрового делопроизводства

Трудовой договор

Договор о материальной ответственности сотрудника

Резюме

Ведение кадрового делопроизводства – это не просто отчетность «для галочки». Грамотное ведение кадрового учета позволяет руководителю компании уверенно себя чувствовать во время проверок государственных органов. Кроме того, кадровые документы позволяют решать спорные ситуации между нанимателем и его работниками.

Мы советуем уделять достаточное внимание оформлению кадровых документов. Выбирайте для ведения кадрового делопроизводства профессиональных сотрудников. Или поручите ведение кадров компании «Консалт».